Mitos y Realidades
marzo 8, 2016
Hay muchas dudas, misterios, verdades y mentiras sobre factura electrónica, si quiere conocer cuáles de estas son Realidades y cuáles Mitos lea el siguiente artículo:
1. ¿Una factura electrónica es un archivo de computador que contiene la información de una factura, ej: un imagen en cualquier formato como jpg, tiff, png, gif, bmp, etc; ó inclusive un PDF?
Es un MITO
Para que sea una factura electrónica, debe cumplir con los requisitos técnicos y legales exigidos por la DIAN. Los cuales deben incluir una firma electrónica y un estampado cronológico. Por eso el hecho de escanear una factura crear un PDF o tener una representación grafica en la computadora de una factura física, no es valido como una factura electrónica, por consecuencia esta no será admitida en caso que usted necesite realizar algún proceso legal.
2. ¿Una factura electrónica debe imprimirse para poder realizar los demás tramites como el pago o los informes?
Es un MITO
No es necesario imprimirla, esta debe ser suficiente pues esta contiene todos los datos incluyendo su firma digital y estampado cronológico que la hace valida legalmente en formato digital. Lo ideal es que este proceso disminuya el impacto medioambiental y los costos de papelería y logística para las empresas donde la misma se expide, entrega, acepta y conserva e inclusive se paga de manera electrónica.
3. ¿Hay qué usar firma electrónica obligatoriamente?
Es una REALIDAD:
La firma electrónica es cualquier mecanismo que verifique la relación entre el emisor y los datos. Un ejemplo de firma electrónica, es la firma digital que se realiza con certificados digitales que son los que hacen valida la factura electrónica y la separan de la factura convencional convertida en un archivo digital. Estos certificados digitales son los que aseguraran la autenticidad e integridad, y que la misma factura que se envía es exactamente la misma que se recibe. Estos certificados son emitidos para el portal de factura electrónica (ejemplo EBILL) y NO es necesario comprar un certificado digital para cada emisor o receptor.
4. ¿Las facturas electrónicas son más caras?
Es un MITO
El costo de una factura electrónica es inferior a la suma de los costos que incurre una factura convencional, pues no solo es el costo del papel y la tinta utilizada, si no también los costos de envío, logísticos y medioambientales.
5. ¿la factura electrónica es solo para grandes empresas?
Es un MITO
Cualquier tipo de empresa sin importar el sector al que pertenezca, ni su tamaño, ni los clientes que maneje, puede utilizar facturación electrónica. Solo necesita tener un computador con conexión a Internet.
6. ¿la empresa que va a utilizar factura electrónica deben tener certificado ISO9001?
Es un MITO
La DIAN exige que las empresas que desean tener facturación electrónica, lo hagan por medio de un proveedor autorizado el cual deberá tener el certificado ISO9001, por ende no es necesario que las empresas que van a empezar a usar factura electrónica tengan el certificado ISO 9001.
7. ¿Tengo que imprimir algo para los reportes que la DIAN exige?
Es un MITO
Desde la plataforma de facturación electrónica como EBILL es posible crear los reportes exigidos por la DIAN, los cual posteriormente se pueden enviar por correo.
8. ¿Mis clientes necesitan tener el servicio de factura electrónica para recibir factura electrónica?
Es un MITO
Los clientes de las empresas que deseen facturar de esta manera no tienen que tener factura electrónica para recibirla, pues puede ser recibida por correo electrónico o ingresando al portal del software con una clave para cada cliente.
9. ¿Si mi cliente está con otro proveedor de factura electrónica diferente al que maneja existe algún conflicto?
Es un MITO
Debido a que los proveedores de factura electrónica deben manejar parámetros iguales regidos por el principio de interoperabilidad, los cuales hace que las diferentes plataformas sean compatibles.
10. ¿Si actualmente el cliente le pone un sello y/o firma manuscrita a las facturas para aprobar el pago dentro de sus procesos internos, ¿Serán ellos quienes tengan que imprimir la factura?
Es un MITO
No es necesario imprimirla porque tiene validez legal en formato digital. La aprobación se la podrán hacer sus clientes en sus procesos internos mediante aprobación a través del ERP, correo electrónico, correo electrónico certificado o un modulo de recepción de facturas electrónicas.
11. ¿Tengo que comprar un Certificado Digital?
Es un MITO
No es necesario comprarlo.
