Preguntas Frecuentes

Las preguntas mas frecuentes de facturación electrónica en Colombia, según el decreto 2242 de 2015

1. ¿Qué es Facturación Electrónica decreto 2242/15 de la DIAN?

Una factura electrónica, es un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas tradicionales garantizando, entre otras cosas, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, reglamentada con el decreto 19 de 2016. La factura electrónica es, por tanto, la versión electrónica de las facturas tradicionales en soporte papel y debe ser funcional y legalmente equivalente a estas últimas. Nosotros somos proveedores del servicio de facturación electrónica mediante el portal e-BILL. Si necesita mas información, contáctenos: Contáctenos

Persona dubitativa

2. ¿Qué beneficios trae la facturación electrónica?

Dependiendo del tamaño de las empresas y el volumen de su facturación, el ahorro en concepto de emisión y gestión de facturas (emisión, envío, recepción, almacenaje, búsqueda, firma, devolución, pago, envío, etc.) puede fluctuar entre el 40% y el 80%. Entre los motivos que hacen posible este ahorro se encuentran:

3. ¿Que son los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP)?

Son sistemas de información empresarial que integran y manejan muchas de las operaciones de una compañía. ORACLE, SAP, JDEdwars, Microsoft Dynamics, SIIGO, NOVASOFT, CYBERACCOUNT son algunos ejemplos.

4. ¿Tengo que cambiar mi sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP)?

No, nuestra solución de factura electrónica eBill se conecta con el ERP que su compañía tenga.

5. ¿ Si mi compañía no tiene ERP no puedo facturar con e-BILL?

Si puede. Nuestra plataforma cuenta con una herramienta la cual le permite crear una factura valida, con los campos correspondientes a una factura tradicional, ayudándole ahorrar en papelería y mensajería. Esta herramienta la encontramos en la pagina de inicio, en el menú principal, ubicado en la parte izquierda del. (cargar factura).

6. ¿Cómo se comunica mi ERP con e-BILL?

E-BILL maneja diferentes tipos conexiones, estableciendo una interfaz entre e-BILL y el ERP de su compañía. Manejamos integradores con ORACLE, SAP, JDEdwars, Microsoft Dynamics y otros ERPs, todas estas con dos métodos en archivo o URL Además podemos conectarnos directamente al Spool de la impresora en caso que su ERP no pueda generar la interface.

NOTA: Si su empresa comercializa o es dueña de un ERP y quiere ofrecer factura electrónica integrada, Contáctenos.

7. ¿E-bill guarda y almacena todas mis facturas?

e-bill posee una base de datos la cual almacenara todas la facturas del la empresa con un control de búsqueda, además de eso se pueden administrar controlando las facturas que salen y entran de forma dinámica, ordenadas por nombres de clientes ,NIT, numero de Factura, etc., al gusto de usuario.

8. ¿Cuáles son los requerimientos técnicos para mi compañía para implementar factura electrónica?

Únicamente Internet Banda ancha, en algunos casos se debe instalar una pieza de software uno de los computadores de escritorio. No necesita servidores. No necesita pagar licencias de software. No necesita instalar Bases de datos.

9. ¿Quiénes pueden facturar en forma electrónica?

Las personas naturales o jurídicas y demás sujetos obligados a expedir factura que opten por esta forma de facturación previa realización del procedimiento señalado para ello frente a la DIAN.

10. ¿Cuál es el procedimiento señalado para empezar a facturar de forma electrónica?

Paso 1

ícono - Paso 1 para facturar electrónicamente

Informe a la DIAN que usará facturación electrónica.

NOTA: Se debe diligenciar el 1301 con los datos del certificado ISO 27001 de FyM Technology; Se debe llevar a la DIAN y radicar en correspondencia.

Paso 2

Ícono - Paso 2 para facturar electrónicamente

Solicite numeración para facturar electrónicamente.

NOTA: Solicitar la anulación de la numeración vigente para facturación por computador (en caso de tenerla) y la activación de una resolución para la facturación electrónica (la numeración solicitada podrá ser usada para facturación por computador y facturación electrónica).

Paso 3

Ícono - Paso 3 para facturar electrónicamente

Solicitar el mecanismo digital para servicios electrónicos.

Paso 4

Ícono - Paso 4 para facturar electrónicamente

Informe que iniciará a facturar electrónicamente a sus clientes.

NOTA: F&M provee mejor s Prácticas; El proceso debe ser un proceso paulatino y controlado, este podrá ser automatizado con la plataforma eBILL.

11. ¿Debo estar certificado ISO27001 o ISO9001 en el proceso de facturación?

No, F&M Tech ya cumple con las dos certificaciones.

12. ¿Qué es la clave técnica?

Corresponde a una clave que entrega la DIAN al obligado, una vez autorice la numeración para facturar en forma electrónica. Esa clave permite junto con otros datos obtener el contenido técnico de control que debe incluirse en la factura electrónica. E-BILL lo genera para su compañía, una parte de esta clave técnica es el Código Único de Factura electrónica o CUFE.

13. ¿Para facturar en forma electrónica se requiere la aceptación del adquirente?

Si, pero una vez la DIAN cree el Catalogo de participantes no será necesario. Uno de los requisitos para la autorización de la factura electrónica es la suscripción del acuerdo entre el obligado a facturar y el adquirente, donde en forma expresa se establezca como mínimo y de manera previa a la facturación según dispone el artículo 7 Decreto 1929 de 2007 la siguiente información:

fecha a partir de la cual rige, causales de terminación, los actores en el proceso, las operaciones de venta a las que aplica, los procedimientos de expedición, entrega, aceptación, conservación y exhibición, el formato electrónico de conservación, la tecnología de información usada. Así mismo, en el acuerdo debe preverse un procedimiento de contingencia, aplicable cuando se presenten situaciones que no permitan llevar a cabo los procedimientos y medios acordados…

En consecuencia, los acuerdos permiten establecer con claridad la identificación de los actores, así como las operaciones entre ambos que se optan por el régimen de la factura electrónica.

14. ¿En qué forma se entrega información a la DIAN?

En forma electrónica, Uuna copia de la factura en UBL – XML según el estándar de la DIAN. Para las empresas que iniciaron antes del 24 de Noviembre de 2015, a través del servicio informático electrónico dispuesto para la entrega de información, utilizando los formatos prescritos y adoptados mediante Resolución 14465 de 2007. En otras palabras se presenta usando el portal MUISCA de la DIAN.

15. ¿Que tipo de reportes y con que frecuencia debo reportar a la DIAN?

Son dos (2) reporte que debe entregar el obligado a facturar o emisor cada dos meses. Estos son:

  1. Consolidado mensual por obligado a adquirente.
  2. Informe sobre acuerdos para expedición y aceptación de facturas electrónicas.

16. ¿Que tengo que hacer para generar los reportes que debo entregar a la DIAN?

Configurar el sistema EBILL el sistema de facturación electrónica de F&M Technology, para que automáticamente envíe los archivos en formato XML (en el formato requerido por la DIAN) a una cuenta de correo electrónico determinada. Estos archivos deben ser revisados y subidos al portal de la DIAN, el portal MUISCA por el responsable de facturación.

17. ¿Debo entender que los archivos que debo entregar a la DIAN se generan automáticamente?

Si, EBILL el sistema de facturación electrónica de F&M Technology hace este trabajo mas fácil para el responsable de facturación generando los archivos automáticamente. Sin embargo, estos archivos deben ser revisados y entregados a la DIAN por el responsable de facturación.

18. ¿En qué forma se entrega información a mis clientes?

Los clientes tendrán acceso a la información en formatos estándar como XML y EDIFACT. Además de contar con la representación gráfica de la factura en formato PDF.

19. ¿Mis clientes necesitan tener el servicio de factura electrónica de F&M Technology?

No. Solo necesitan una cuenta de correo electrónico, en donde recibirán la notificación de la publicación de una factura electrónica.

20. ¿Si mi cliente está con otro proveedor de factura electrónica diferente a F&M tech, existe algún conflicto?

Ninguno. Es posible entregar las facturas electrónicas a cualquier otro proveedor.

21. Si actualmente mi cliente le pone un sello y/o firma manuscrita a las facturas para aprobar el pago dentro de sus procesos internos, ¿Serán ellos quienes tengan que imprimir la factura?

No, No es necesario imprimirla porque tiene validez legal en formato digital. La aprobación sela podrán hacer sus clientes en sus procesos internos mediante aprobación a través del ERP, correo electrónico, correo electrónico certificado o un modulo de recepción de facturas electrónicas.

22. ¿El mecanismo digital que se debe solicitar es el mismo que utilizamos para presentar las declaraciones tributarias?

Si, es el mismo.

23. ¿El acuerdo que firman los clientes es una sola vez o cada vez que se les facture?

Es solo una vez.

24. El archivo con el cual se exporta la información al programa, ¿ya lo tienen establecido o puede ser organizado para el programa que nosotros tenemos para la contabilidad?

Se organiza para el programa que manejen.

25. ¿Todo aplica igual para clientes del exterior?

Si, es el mismo proceso.

26. ¿Mis clientes tienen obligación de aceptar la facturación electrónica?

No.

Si tiene mas preguntas o necesita mas información, Contáctenos. Si está interesado en el servicio de facturación electrónica, y quiere conocer los planes vea la siguiente información Planes