ELTIEMPO: COLOMBIA DA PASO CLAVE HACIA LA ERA DEL DOCUMENTO DIGITAL
mayo 12, 2015
Con la emisión de los primeros 32 pagarés electrónicos, Colombia da otro paso en la difícil tarea de eliminar el uso del papel en los títulos valores y documentos comerciales, para darles vía a los digitales, que tienen igual validez jurídica.
El turno le corresponde ahora a las facturas de las que el mercado espera la reglamentación normativa necesaria para comenzar a desmaterializarlas y convertirlas en un registro digital, que hará más eficientes y económicas las operaciones de factoring (compra de facturas), entre otras.
Y es que según cálculos de Certicámara, filial de la Cámara de Comercio de Bogotá (CCB), las empresas pueden ahorrar hasta un 40 por ciento en costos por uso de papel solo con la expedición de pagarés electrónicos, mientras que el valor de esos documentos se reduce en cerca del 70 por ciento.
A esto se suman las mejoras en eficiencia y la agilidad de los procesos para las empresas, mientras que para las personas les representa ahorro de tiempo en la medida que evita los desplazamientos innecesarios hasta las entidades, muchas veces solo para la firma del documento, lo cual ahora se puede hacer desde la comodidad de la casa u oficina, a través de cualquiera de los mecanismos de electrónicos habilitados para la operación.
Héctor García, gerente de Certicámara, sostiene que la llegada de los pagarés digitales está llamada a facilitarles la vida a todas las entidades, públicas y privadas, de cualquier sector de la economía que aseguran el pago de sus acreencias a través de estos documentos.
Los ahorros
Solo en el sector financiero, según la Asociación Bancaria, hay más de 17 millones de personas que tienen contratado un crédito, para lo cual tuvieron que firmar, en su momento, un pagaré como parte del compromiso de pago de esas obligaciones.
Hoy la expedición de un pagaré físico tiene un costo ente 3.500 y 4.000 pesos, mientras que el valor de uno digital ronda los 1.300 pesos, incluido el costo del método de firma electrónica. “Una empresa del Valle (del Cauca) paga en la actualidad cerca de 90 millones de pesos anuales por 36.000 pagarés. Adoptar el nuevo sistema le representará una reducción de la tercera parte de esos costos, pues bajan a 29 millones de pesos, aunque con un volumen más alto la reducción de costos será mayor”, explica el directivo.
El proceso de emisión de un pagaré electrónico está lejos de ser engorroso, mientras que el almacenamiento y custodia de la información cuenta con estándares de seguridad certificados que no solo protegen los documentos, sino que garantizan la privacidad y la confidencialidad de los mismos.
“Se hace un almacenamiento cifrado de los documentos para que solo los interesados, puedan acceder a estos”, dice García.
Agrega que no necesitan licencias, tener grandes estructuras ni instalar plataformas para expedir los pagarés electrónicos. Solo se requiere un computador o tableta con acceso a internet, dirigirse a Certicámaras y elegir el método de firma digital, pues se puede hacer mediante el registro de voz, la huella o la firma electrónica, entre otros, en tanto la entidad se encarga de llenar la información del pagaré, cargar los documentos anexos y confirmar el diligenciamiento.
Y la factura, ¿cuándo?
El siguiente paso que espera el mercado en esa misma dirección es la desmaterialización de la factura para que surja la electrónica, pues si bien ya existe una normativa para ello, los expertos dicen que falta reglamentación para que esta tenga una mayor validez y permita un desarrollo más amplio del factoring.
Sin embargo, el fundador de la compañía F&M Technology, Mauricio Moreno López, dice que sus clientes expidieron el año anterior facturas electrónicas, originadas en ventas de mercancías, por un billón de pesos.
“La factura aumenta la eficiencia de una empresa con ahorros de hasta 70 por ciento contra el envío tradicional de facturas de papel”, asegura.
El Plan Nacional de Desarrollo ya incorpora la creación de un registro de facturas electrónicas para aprovechar las ventajas del factoring digital y el comercio electrónico para Mipymes.
García, de Certicámara, señala que “están a la espera de cómo sale esa norma del Congreso, pero estamos convencidos de que lo hará con todos los temas de seguridad electrónica que prestan las empresas de certificación digital porque es la norma que aplica para la validez jurídica y probatoria en los documentos electrónicos en el país y la factura electrónica no es ajena a esa normatividad”.
Por su parte, Moreno López sostiene que cuando las personas y en las empresas se den cuenta de que la validez legal en el mundo de internet es igual a la del físico verán las ventajas de utilizar más la factura electrónica y no la de papel.
El miedo a hacer transacciones en línea, o recibir facturas que no tengan el sello de recibido, es, según Moreno, gran parte del origen del miedo de que las operaciones no tengan el mismo peso legal para los comerciantes.
También considera que una factura electrónica permite conocer en tiempo real la información tributaria de las compañías y personas, mejorar los índices de recaudo y los tiempos de recuperación de la cartera.
Las compañías que han migrado de la factura de papel a la electrónica pertenecen, entre otros sectores, a servicios financieros, tecnología, industria, consumo masivo, educación y servicios públicos.
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