Entrevista de Daniel Castro, CEO de Neurobusiness a Oscar Mauricio Moreno, Director de consultoría de FyM Technology, quienes hablarán de documentos electrónicos para 2022 (Documento soporte no obligados, POS, Nómina, acuse de recibo de documento mercancía y servicio, Factoring) .
Sobre las proyecciones de este año en materia de Documentos Electrónica (Documento soporte no obligados, POS, Nómina, acuse de recibo de documento mercancía y servicio, Factoring), el reciente 10 de febrero la empresa F&M Technology, reconocida como proveedor tecnológico transmitió una entrevista en su canal de YouTube, en donde Oscar Mauricio Moreno, Director de consultoría, amplió la perspectiva sobre lo que se ve venir en materia de documentos electrónicos con validez jurídica, como son los documentos de adquisiciones a no obligados, facturas electrónicas para POS, eventos RADIAN para adquirentes y factoring electrónico. Oscar Mauricio animó al sector empresarial para que se prepare en los cambios y nuevos decretos que están por firmarse, además comentó qué características hay en la herramienta de Factoring junto con la fundadora de la Fintech Liquitech.
Documento soporte para no obligados (la cuenta de cobro electrónica).
Cambios en sistemas POS.
Nómina electrónica para pequeñas empresas.
Nuevos requerimientos para poder contabilizar facturas de proveedores (eventos de acuse de recibo de documento y acuse de recibo de mercancía)
Factoring electrónico
Neurobusiness: Estábamos acostumbrados a que las empresas/personas naturales que no obligadas a facturar, usábamos un documento que se llamaba el documento equivalente a la factura (Cuento de cobro), ¿eso va a cambiar?
Oscar Mauricio: Estábamos acostumbrados a la cuenta de cobro, eso va a cambiar y se llama Documento Soporte para No Obligados a Facturar. Esa cuenta de cobro electrónico hay que hacerla, pero no la va a hacer la persona natural o empresa, sino el comprador que adquirió el servicio. La empresa que reportará este documento será una empresa que ya cuenta con facturación electrónica. Ese es un cambio importante, el cual debemos tenerlo listo para mayo y todas las empresas deben transmitir esos documentos electrónicos. En caso de que no se transmitan esas cuentas de cobro, no podrán quedar incluidas dentro de los descuentos de costos y gastos que cada empresa.
Neurobusiness: Mi abuelito decía “dura lex sed lex”, que quiere decir dura es la ley, pero es la ley, ¿ahora la responsabilidad del documento soporte recae en las compañías compradoras?
Oscar Mauricio: Si, anteriormente era el proveedor no obligado a facturar quien generaba la cuenta de cobro y básicamente la podía hacer en una hoja carta a mano. Eso ya cambió, este año 2022, la responsabilidad cae totalmente en la empresa que adquiere servicios de una persona natural o empresa no obligada a facturar.
Neurobusiness: Ojo con ese documento, para que después no venga “el incendio” y estar apagándolo todos los días, no. ¡Preparémonos para este tema!
Otra pregunta, ¿Qué pasa Oscar si de repente reportamos a la DIAN una “Cuenta de cobro ” de 100 millones, pero fue un error humano? ¿Cómo corregimos eso?
Oscar Mauricio: Excelente pregunta, en facturación electrónica si se comete un error de ese tipo, existe la nota crédito para corregir el error y la DIAN junto con el adquirente se enteran de esa falla.
Para el Documento Soporte, en la resolución anterior no estaba el concepto de nota de ajuste. Con la nueva resolución salió un comprobante de ajuste para corregir errores al documento soporte para no obligados.
Neurobusiness: En el caso hipotético de que un empleado de una compañía salga y se tome un café, entra a una cafetería y no le dan factura sino un tiquete de pago, lo que se conoce como un tiquete POS (point of sales o punto de venta), eso entiendo que va a cambiar ahorita, he escuchado que el cambio se viene fuerte y ¡ojo! Oscar, ¿cómo cambia este tema de los tiquetes?
Oscar Mauricio: La ley de financiamiento del año pasado ya define que el tiquete POS debe hacerse en ventas de más de $180.000 o 5 UVTs, también es importante que una persona natural que está representando una empresa que está cenando y quiere descontar ese gasto, es una persona que va a pedir factura electrónica también así no sume los 5 UVTs. Entonces son esas dos posibilidades que existen para solicitar un tiquete POS.
Próximamente la DIAN informará si habrá un cambio en la manera de cómo enviar los tiquetes POS, sin embargo, hoy varias empresas están generando el tiquete en sus cajas como factura electrónica, a pesar de que falte la normativa, desde hoy se puede enviar un tiquete POS como factura electrónica.
Neurobusiness: La excusa de que en algún lugar no dan factura, este año cambia y eso lo va a poder usted descontar de su base gravable siempre y cuando esté en regla.
Varios almacenes, grandes superficies y almacenes por departamentos, que tienen un miedo y esto lo toca usted en varios aspectos. ¿Y el miedo cuál es? es que algunos retailers dicen nos da miedo que al pedirle muchos datos al cliente para hacer la factura electrónica, el cliente está haciendo una fila y va a tomarse un café o va a comprarse una prenda de ropa y nos diga: Yo no tengo tiempo, deme mi comprobante que yo lo que quiero es hacer mi compra o de repente el cliente puede desconfiar y no quiera dar sus datos, dice: Si doy los datos me empiezan a llamar de todo lado, tarjetas de banco, promociones. ¿Qué pasa cuando la gente simplemente no quiere dar los datos en un tipo de gran superficie?
Oscar Mauricio: Excelente pregunta Daniel. Básicamente ya la resolución 042 lo resolvía, esto se llama consumidor final, cuando un cliente no es identificado por cualquiera de las razones o tiene mucho afán o no quiere entregar sus datos, esa factura electrónica se puede hacer con un concepto que se llama consumidor final, ósea con un NIT: 222222222 y esa es una posibilidad de las soluciones para poder identificar al cliente. Hay otras opciones que se están dando que son las tarjetas de fidelidad donde ya se pre registran los datos y en el caso de estar ya pre-registrado, el cliente sólo debe dar la cédula o el NIT, esas son dos opciones que existen allí en el mercado.
Neurobusiness: Ya entiendo por qué en México existe ese tema y a uno le preguntan siempre: ¿Factura o consumidor final? Ahora nos toca en Colombia.
Acá hay una pregunta interesante y tiene que ver con el año pasado, en donde se puso a caminar muy fuertemente la nómina electrónica. Las compañías grandes ya están en ese tema, ahora la pregunta es: ¿qué nos espera este año 2022 a todos los negocios en cuanto a nómina electrónica?
Oscar Moreno: Excelente Daniel, este es otro documento electrónico importantísimo, se dio su madurez el año pasado porque todas las compañías grandes tuvieron qué hacer la transmisión de nómina electrónica, sin embargo, este año faltan las pequeñas, las empresas de menos de 10 empleados deben empezar a hacer sus comprobantes de pago de nómina electrónica antes de marzo. Importante también si ustedes tienen una señora que les colabora en la casa y es una empleada, también hay que hacer ese documento soporte por ella y mandarlo como documento electrónico a la DIAN, entonces es súper importante para las empresas de menos de diez empleados empezar a pensar y ver qué solución van a darle a este nuevo requerimiento de documento electrónico.
Neurobusiness: Tema clave, ¿quién de ustedes no se ha preocupado alguna vez un día por la cartera? O ha revisado cartera y cuando uno revisa cartera y tiene algunos días de vencimiento lo que mira son ciertas facturas y al observarlas hace unos años se notaba el sello de radicado.
Le voy a contar Oscar un caso de la vida real que me pasó a mi en la compañía, revisando cartera y me detuve a mirar un cliente que no tenía sello de radicado por ser factura electrónica, entonces no fue fácil saber cuándo fue la fecha de radicada y hacerle toda la trazabilidad.
¿Cómo explicar que ya no hay sello de radicado en facturación electrónica y hacer toda la trazabilidad?
Oscar Mauricio: Este es otro gran tema de lo que va a suceder este año con documentos electrónicos. La reglamentación ya define que la factura electrónica toca entregarla por correo adjuntando punto ZIP y allí viene la factura electrónica, también ya se definió que hay que hacer acuse de recibo de esa factura electrónica y de mercancía/servicio, ya está definido desde el anexo 1.8, pero la ley de financiamiento que se publicó el año pasado a finales del año, ya define que va a ser obligatorio para poder usar esas facturas de proveedores como costos, gastos o impuestos en la contabilidad. Ósea, si no se hacen esos acuses de recibo (de documento y de mercancía/servicio), no se van a poder usar esas facturas en los descuentos de costos y gastos de contabilidad, entonces va a ser importante que empresas grandes, medianas y pequeñas pongan ese sello en portería, pero ya no va a ser el sello de tinta, sino va a ser un documento electrónico que para muchos es nuevo, pero en realidad no es tan nuevo, viene desde el año pasado pero va a tener unos pesos tributarios importantes como comentaba ahora. Una cosa es el recibir y dar acuse de recibido a la factura electrónica y lo segundo es dar acuse de recibo de bien, servicio o mercancía, técnicamente se llaman eventos y hay que reportarlo a la DIAN para confirmar que si se recibió. Esto se convierte en obligatorio para cualquier contador que quiera deducir costos y gastos en una empresa.
Ahora los acuses de recibo estarán en un punto centralizado que es la DIAN y ese registro lo realiza el adquirente, es decir el comprador.
Hay un borrador de decreto también importante que salió la semana pasada y hubo comentarios esta semana y en ese borrador de decreto en el artículo 34 pone en firme los eventos que serán obligatorios. Explícitamente dice: Que si una factura de un proveedor no tiene esos eventos pues básicamente no se puede incluir dentro de la contabilidad como soporte de costos gastos o impuestos.
Neurobusiness: Póngale mucha atención, esto no solamente lo tiene que saber su departamento financiero, contable tesorería y cartera, lo tienen que saber todos los colaboradores. Los invitados que tenemos hoy representan compañías que prestan servicios a empresas muy grandes, multinacionales y estas compañías tienen normalmente fricciones para tener unos impuestos saludables. La fricción es que algunas veces el colaborador no sabe esto, lo sabe tesorería, finanzas, cartera, pero el colaborador lo tiene que saber para que después no se tengan que apagar incendios, sino que se dediquen a lo estratégico y tengan una operación tranquila.
Como generar los eventos, ampliar información en eBILL Receptor
Le voy a hacer una última pregunta: La ley de plazos justos dice que el cliente paga a 45 días, pero antes de eso el plazo era 180 días, 90 días. ¿Las compañías que hacían? Se veían en la necesidad de agarrar sus facturas y venderlas porque necesitan flujo de caja, necesitan sostener su operación con capital de trabajo, eso es el factoring y resulta que venden la factura a los bancos, fondeadores por un pequeño porcentaje. Yo quiero saber con este cambio que estamos viviendo en documentos electrónicos cómo en realidad afecta un factoring lo que vamos a vivir en 2022.
Oscar Mauricio: Gracias Daniel. Si, este es otro punto que va a pasar este año y de beneficios en tecnología que va a impactar a las empresas para hacer las cosas más fáciles. Entonces el año pasado se creó un sistema importantísimo para Colombia que se llama el RADIAN, es un depósito centralizado de registro de operaciones de negociación de facturas electrónicas, en este depósito se va a registrar si una factura es título valor o no. Si se va a circular y si se endosó a una entidad financiera que compró y adquirió esa factura en un proceso de factoring, como comentaba Daniel ahora, para lograr capital de trabajo, entonces este sistema: 1. Ya está disponible. 2. Se crearon una figura que se llama los sistemas de negociación electrónica, en este caso F&M eBill, ya es un sistema de negociación electrónica SNE que permite conectarse al RADIAN y generar los eventos para que esa factura electrónica sea negociada. El factoring electrónico se espera que cambie el modelo de factoring, porque en Colombia operaba antes la sesión de derechos que era un acuerdo entre dos partes, tocaba firmar documentos y tocaba firmar contratos, intercambiarlos, llevarlos, hacer una custodia de estos documentos. Lo que va a permitir el RADIAN es que el Factoring sea completamente electrónico y con menos riesgos para las entidades financieras o los fondos de inversión porque: 1. La factura es título valor, 2. El registro va a estar en una entidad centralizada que es el RADIAN, y 3. Hay un certificado de tenencia de esa factura, entonces seguramente las tasas comiencen a cambiar.
