Principales requerimientos técnicos de radicación de la Factura Electrónica
junio 17, 2019
Principales requerimientos técnicos de radicación de la Factura Electrónica.
Por favor tenga en cuenta los siguientes requerimientos técnicos para radicar sus facturas electrónicas y que estas no sean rechazadas o invalidadas :
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- Enviar un archivo XML y un PDF. No se deben radicar links para descargar facturas.
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- Los anexos se reciben como un .ZIP adjunto al correo, cuyo nombre debe ser igual al nombre del archivo XML.
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- Solo se puede radicar una factura por mail.
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- Debe evitarse que se envíe el correo incluyendo imágenes en la firma; por ejemplo, el logo de la empresa, iconos de facebook, twitter, instagram, etc, firmas digitales adicionales. Si vienen otros archivos eBILL rechaza la factura.
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- El acuse de recibo o rechazo, se genera automáticamente al correo desde dónde se envió la factura; si ud. utiliza un buzón genérico, debe validar que la factura fue recibida.
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- La codificación debe ser BASE64 (No otras como por ejemplo: Quoted-printable)
- El documento adjunto debe ser del tipo:
- Text / XML
- Text / plain
- Application / XML
- Application / Octet Stream
Comentamos aquí, algunos errores y su posible solución:
1.Rechazo por falta de Creación del Proveedor
Detalle del error: Empresa emisora con Nit: XXXXXXXX-X no existe en EBill, por favor contacte al receptor
Solución: Solicitar al Receptor(Cliente) de la factura que lo asocie como proveedor en la plataforma de eBill facturación electrónica.
2.Rechazo por enviar un link
Detalle del error: XML no viene adjunto. PDF no viene adjunto o no tiene el nombre correcto, debe ser igual al XML
Solución: Deberá adjuntar correctamente un PDF y un XML
3. Rechazo por no enviar los archivos completo
Detalle del error: XML no viene adjunto. PDF si viene adjunto
Solución: Deberá adjuntar correctamente un XML
4. Rechazo por factura que ya fue radicada
Detalle del error: XML ya cargado. Documento electrónico ya cargado
Solución: Validar con el Receptor(Cliente) el estado de trámite de la factura relacionada en eBill facturación electrónica
5. Rechazo por fecha de radicación
Detalle del error: XML incorrecto. La fecha de radicación de la factura supera el día límite de radicación
Solución: El Receptor(Cliente) tiene fecha límite para recibir facturas. Si desea aclarar la situación debe contactar al Recepetor(Cliente)
6. Rechazo cuando se envía por correo y la radicación se realiza de eBill a eBill
Detalle del error: No se puede procesar, datos del XML no válidos. Empresa emisora con Nit: XXXXXXX-X no necesita radicar los documentos vía correo electrónico en eBill. Su factura ya ha sido radicada.
Solución: Validar con el Receptor(Cliente) el estado de trámite de la factura relacionada en eBill facturación electrónica. Las facturas cuando el Emisor utiliza eBill y el receptor también la radicación es automática. Solicitar al Receptor de la factura que lo asocie como proveedor en la plataforma de eBill facturación electrónica.
En EBill estamos muy atentos a los cambios y actualizaciones que sean requeridas para la Facturación Electrónica para simplificar el proceso y hacerlo más eficiente.
