DECRETO NÚMERO ( ) DE 2013
MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO
Proyecto de Decreto No.
Por medio del cual se reglamentan las condiciones para la masificación de la factura electrónica.
EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA
En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las que le confiere el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política de Colombia y el artículo 183 de la Ley 1607 de 2012,CONSIDERANDO
Que el artículo 615 del Estatuto Tributario establece que todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera deberán expedir factura o documento equivalente, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, el artículo 511 ibídem, igualmente, establece esta obligación para los responsables del impuesto sobre las ventas. Que el artículo 616-1 del Estatuto Tributario prevé la factura electrónica como un documento equivalente a la factura de venta. Que el artículo 618 del Estatuto Tributario establece la factura o documento equivalente como un documento exigible por los adquirentes de bienes corporales muebles o servicios y que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales puede exigir su exhibición. Que el artículo 183 de la Ley 1607 de 2012, establece que el Gobierno Nacional podrá instaurar tecnologías para el control fiscal con el fin de combatir el fraude, la evasión y el contrabando, para lo cual podrá determinar sus controles, condiciones y características, así como los sujetos, sectores o entidades, contribuyentes, o responsables obligados a adoptarlos y que su no adopción dará lugar a la aplicación de la sanción establecida en el inciso 2 del artículo 684-2 del Estatuto Tributario. Que el artículo 617 del mismo ordenamiento señala los requisitos de la factura para efectos tributarios, norma de acuerdo con la cual debe incluir, entre otros, un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta, y que en cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría; y que la Ley 1607 de 2012 estableció el Impuesto al Consumo y en los artículos 79 y 81 señala la obligatoriedad de discriminar este impuesto en la factura. Que de conformidad con el artículo 26 de la Ley 962 de 2005 la factura electrónica podrá expedirse, aceptarse, archivarse y en general llevarse usando cualquier tipo de tecnología disponible, siempre y cuando se cumplan todos los requisitos legales establecidos y la respectiva tecnología que garantice su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de conservación, garantizando así el principio de neutralidad tecnológica. Que la Ley 527 de 1999 define la firma digital y prevé en su artículo 7 las condiciones que requiere la firma electrónica como equivalente funcional de la firma y, el Decreto 2364 de 2012 reglamenta la firma electrónica, constituyendo éstos un mecanismo que permite garantizar autenticidad e integridad en las transacciones electrónicas, elementos relevantes para la factura como soporte de operaciones económicas y como soporte fiscal. Que la Ley 1341 de 2009, por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones –TIC–, prevé entre los principios orientadores, la libre competencia, que incentive la inversión actual y futura en el sector de las TIC y que permita la concurrencia al mercado, con observancia del régimen de competencia, bajo precios de mercado y en condiciones de igualdad, así como la protección de los derechos de los usuarios. Que es necesario para la competitividad del país ampliar la cobertura de la factura electrónica impulsando la masificación de la misma en el comercio nacional propiciando, entre otros aspectos, su interoperabilidad, y los escenarios para su uso a nivel internacional y, así mismo, facilitar la interacción entre los obligados a facturar y los adquirentes, fortaleciendo también el control por parte de la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN. Que cumplida la formalidad prevista en el numeral 8 del artículo 8 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo en relación con el texto del presente Decreto,DECRETA:
ARTÍCULO 1. Ámbito de aplicación. Este Decreto aplica a los sujetos que de acuerdo con el Estatuto Tributario tienen la obligación de facturar, que sean seleccionados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN para expedir factura electrónica o que opten por expedirla. Las disposiciones del presente Decreto aplican también a aquellos sujetos que no siendo obligados a facturar de acuerdo con el Estatuto Tributario, opten por expedir factura electrónica. Estos sujetos, una vez surtan los procedimientos necesarios para la correspondiente habilitación deberán expedir factura electrónica en las condiciones del presente Decreto y deberán cesar la expedición de la factura electrónica prevista en el Decreto 1929 de 2007, si fuere el caso, y así mismo de la factura por computador prevista en el artículo 13 del Decreto 1165 de 1996. Parágrafo 1. En los sitios donde debido a condiciones de conectividad certificadas por la autoridad competente, no sea posible expedir la factura electrónica en las condiciones del presente Decreto, el obligado a facturar electrónicamente podrá utilizar la factura por talonario o los documentos equivalentes de acuerdo con las disposiciones vigentes sobre la materia. Parágrafo 2. Los adquirentes que no siendo parte del ámbito de este Decreto decidan recibir factura electrónica también deben, en lo pertinente, cumplir las disposiciones del mismo. ARTÍCULO 2°. Definiciones. Para efectos de la aplicación e interpretación del presente Decreto, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones: 1. Factura electrónica: es el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios que para efectos fiscales permite asociar la identificación del artículo o servicio a la tarifa de los impuestos establecidos, en donde interactúan la programación, el control y la ejecución de las funciones inherentes a la venta, tales como emisión de facturas, comprobantes, notas crédito, notas débito, programación de departamentos, códigos, grupos, familias, o subfamilias, etc. y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas que permiten el cumplimiento de las características que se establecen en el presente Decreto en relación con la expedición (generación y entrega), aceptación o rechazo y conservación. 2. Obligado a facturar electrónicamente: Es la persona natural o jurídica que de acuerdo con el Estatuto Tributario tiene la obligación de facturar, es seleccionada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN para expedir factura electrónica y cumple las condiciones que se establecen en el presente Decreto. Este concepto incluye las personas obligadas a facturar no seleccionadas por la DIAN o que sin tener esta obligación tributaria opten voluntariamente por expedir factura electrónica. 3. Adquirente: Es la persona natural o jurídica que como adquirente de bienes y/o servicios debe exigir factura o documento equivalente y, que tratándose de la factura electrónica, la recibe, la acepta o rechaza y conserva para su posterior exhibición, en los términos que se establecen en el presente Decreto. 4. Proveedor tecnológico. Es la persona natural o jurídica, autorizada por la DIAN, que presta a los obligados a facturar electrónicamente y/o a los adquirentes, cuando unos u otro así lo decidan, los servicios inherentes al proceso de facturación, tales como: expedición (generación y entrega), recibo, aceptación o rechazo y/o conservación de la factura electrónica. En todo caso, el obligado a facturar electrónicamente y el adquirente son los responsables frente a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacional- DIAN por las obligaciones que como tales les corresponden. ARTÍCULO 3. Condiciones de expedición de la factura electrónica. La expedición de la factura electrónica deberá realizarse en las siguientes condiciones: 1. Condiciones de generación: Para efectos de la generación de la factura electrónica, el obligado a facturar deberá: a) Utilizar el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN. b) Llevar numeración consecutiva autorizada por la DIAN en las condiciones que ésta señale. c) Cumplir los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario, salvo lo referente al nombre o razón social y NIT del impresor, en concordancia con los artículos 512-9 y 512-11 ibídem y las normas que los adicionen, modifiquen o sustituyan. d) Firmar electrónicamente utilizando firma digital o electrónica confiable para garantizar los principios de autenticidad e integridad de la factura desde su expedición hasta su conservación, de acuerdo con la Ley 962 de 2005 en concordancia con la Ley 527 de 1999, el Decreto 1747 de 2000, el Decreto 2364 de 2012 y las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan, y de acuerdo con las políticas de firma que establezca la DIAN para este efecto. La firma de la factura deberá corresponder a la del obligado a facturar persona natural o del representante legal, cuando se trate de personas jurídicas, como suscriptores de un certificado de firma digital vigente o ser poseedores de una firma electrónica confiable de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia y las políticas de firma establecidas por la DIAN. La firma digital o electrónica también podrá corresponder a las personas autorizadas por el obligado a facturar electrónicamente al interior de su empresa o al representante del proveedor tecnológico, si fuere el caso. e) Observar las demás que establezca la DIAN. 2. Condiciones de entrega: El obligado a facturar electrónicamente deberá entregar o poner a disposición del adquirente la factura en el formato electrónico de generación, siempre que: a) El adquirente también expida factura electrónica, por tratarse de un obligado a facturar electrónicamente en el ámbito del presente Decreto. b) El adquirente decida recibir factura electrónica según se indica en el parágrafo 2 del artículo 1º de este Decreto. Las condiciones para el envío o disposición de la factura electrónica en formato electrónico de generación serán las señaladas por el adquirente en el catálogo de participantes de que trata el artículo 12 del presente Decreto. Parágrafo 1. Se entregará una representación gráfica de la factura electrónica al adquirente no obligado a facturar electrónicamente y, en general, al consumidor final, en medio impreso, o en medio digital para posterior impresión, a través de correo electrónico y sitios electrónicos dispuestos por el obligado a facturar, entre otros. En este último evento deberá mediar acuerdo expreso entre las partes de acuerdo a lo establecido en el artículo 13 del presente Decreto. La representación gráfica de la factura electrónica contendrá además elementos gráficos como códigos de barras o bidimensionales que establezca la DIAN para facilitar la verificación ante la Entidad por el adquirente y las autoridades que por sus funciones lo requieran. Los obligados a facturar electrónicamente deberán utilizar formatos como el PDF para efectos de la representación gráfica de la factura en medio digital, que sean de fácil y amplio acceso por el adquirente, garantizando que el mismo pueda leer, copiar, descargar e imprimir la factura electrónica de forma gratuita sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello. Parágrafo 2. Cuando deban expedirse notas crédito y/o débito, las mismas deben generarse en el formato electrónico XML que establezca la DIAN y corresponder a un sistema de numeración consecutiva propio de quien las expide y contener como mínimo la fecha de expedición, así como el número y la fecha de las facturas a las cuales hacen referencia, nombre o razón social y NIT del obligado a facturar y del adquirente, descripción de la mercancía, número de unidades, valor de los impuestos, cuando sea del caso, valores unitario y valor total. Las notas crédito y/o débito deben ser entregadas en formato electrónico de generación o en formato de representación gráfica en medio impreso o en medio digital, según se haya entregado la factura electrónica. A la DIAN deberán ser entregadas en formato electrónico de generación. ARTÍCULO 4. Acuse de recibo de la factura electrónica. El adquirente deberá dar acuse de recibo de la factura electrónica recibida. En el evento de recibo en formato electrónico de generación, el adquirente podrá utilizar para este efecto el formato XML que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, el cual deberá ser firmado digital o electrónicamente y entregado al obligado a facturar electrónicamente, teniendo en cuenta las condiciones técnicas señaladas por éste en el catálogo de participantes de que trata el artículo 12 de este Decreto. ARTÍCULO 5. Aceptación o rechazo de la factura electrónica. La aceptación o rechazo de la factura electrónica por parte del adquirente será informada al obligado a facturar, previa verificación de las siguientes condiciones: 1. Entrega en el formato XML estándar establecido por la DIAN. 2. Existencia de los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario en concordancia con los artículos 512-9 y 512-11 ibídem y las normas que los adicionen, modifiquen o sustituyan. 3. Existencia de la firma digital o electrónica y la validez de la misma. El adquirente deberá rechazar la factura electrónica cuando no cumpla alguno de las condiciones señaladas, incluida la imposibilidad de leer y analizar la información. Lo anterior, sin perjuicio del rechazo por incumplimiento de requisitos propios de la operación comercial. En los casos de rechazo de la factura electrónica por incumplimiento de las condiciones señaladas en los numerales 1, 2 y 3 del presente artículo procede su anulación por parte del obligado a facturar electrónicamente, evento en el cual deberá generarse el correspondiente registro a través de una nota crédito, sin perjuicio de proceder a expedir al adquirente una nueva factura electrónica con la imposibilidad de reusar la numeración utilizada en la factura anulada. Cuando la factura electrónica se haya aceptado y tengan lugar devoluciones, resoluciones o rescisiones deberá generarse la correspondiente nota crédito, en las condiciones técnicas establecidas en el presente Decreto. El adquirente podrá informar la aceptación o rechazo de la factura electrónica a través de un documento firmado digital o electrónicamente, de acuerdo con las disposiciones vigentes sobre la materia, en el formato XML estándar definido por la DIAN. Parágrafo 1. Tratándose de la entrega de la factura electrónica en su representación gráfica en medio impreso o digital, el adquirente verificará el cumplimiento de los requisitos del numeral 2 de este artículo sobre el ejemplar recibido y podrá a través de los servicios ofrecidos por la DIAN verificar las otras condiciones. Cuando la factura electrónica sea entregada en medio impreso, el adquirente podrá manifestar su aceptación o rechazo sobre el documento respectivo o en documento separado. Cuando la factura electrónica se entregue en su representación gráfica en medios digitales como un correo electrónico o un sitio electrónico dispuesto por el obligado a facturar electrónicamente, la aceptación o rechazo operará en la forma acordada entre las partes. Parágrafo 2. En todo caso, es responsabilidad del adquirente acusar el recibo de la factura electrónica y expresar su aceptación o rechazo. Así mismo, será de exclusiva responsabilidad del adquirente aceptar un documento que no cumpla como mínimo las verificaciones establecidas en el presente Decreto. ARTÍCULO 6. Conservación de la factura electrónica. Para efectos fiscales, el ejemplar de la factura electrónica se conservará por el obligado a facturar electrónicamente en el formato electrónico de generación establecido por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos Nacionales. Así mismo deberá conservarlo el adquirente, que en el ámbito de este Decreto recibe la factura en formato electrónico de generación. Para los mismos efectos, cuando el obligado a facturar electrónicamente entregue al adquirente el ejemplar de la factura electrónica en representación gráfica en medio impreso o digital, de acuerdo con lo establecido en el parágrafo 1 del artículo 3 del presente Decreto, el adquirente deberá conservarlo físicamente. En todo caso, el obligado a expedir factura electrónica, siempre deberá conservar el ejemplar de la factura en formato electrónico de generación. La factura electrónica y los documentos asociados a la misma deberán ser conservados por el término establecido en el artículo 632 del Estatuto Tributario o las normas que lo modifiquen o sustituyan, asegurando que se cumplan las condiciones señaladas en los artículos 12 y 13 de la Ley 527 de 1999. Parágrafo. Estas disposiciones aplican en lo pertinente a las notas crédito y notas débito, acuse de recibo, aceptación y rechazo. ARTÍCULO 7. Ejemplar de la factura electrónica para la DIAN. El obligado a facturar electrónicamente deberá entregar a la DIAN un ejemplar en las condiciones que señale la Entidad, de todas las facturas electrónicas generadas y entregadas al adquirente, tanto aceptadas como rechazadas, independientemente de la forma de entrega, teniendo en cuenta las siguientes disposiciones: El ejemplar de la factura electrónica en formato electrónico de generación deberá ser entregado dentro del término que establezca la DIAN, máximo 24 horas siguientes a su generación, así como del ejemplar de las correspondientes notas crédito o débito, si fuera el caso. Sobre el ejemplar entregado a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN, la Entidad verificará el cumplimiento de las siguientes condiciones: 1. Conformación en el formato de generación XML estándar establecido por la DIAN. 2. Numeración consecutiva vigente y en las condiciones señaladas por la DIAN. 3. Existencia de los requisitos establecidos en los artículos 617 y 512-9 y 512-11 del Estatuto Tributario, a excepción de los requisitos que exigen pre impresión. 4. Existencia y validez de la firma digital o electrónica confiable. 5. Validez del NIT del obligado a facturar electrónicamente y del adquirente, si fuera el caso. 6. Otros aspectos que se consideren necesarios operativamente por la DIAN. La DIAN publicará la recepción y el resultado de la verificación de las condiciones señaladas, por los medios que establezca, y podrá ofrecer servicios de consulta del resultado de la verificación realizada por la Entidad a los obligados a facturar y adquirentes respecto de sus propias transacciones. Cuando como resultado de la verificación que realice la DIAN se establezca la imposibilidad de acceder al contenido de la factura electrónica, procederá su reenvío por el obligado a facturar dentro de las doce (12) horas siguientes a la publicación de este resultado por la DIAN. La DIAN podrá prestar igualmente los servicios de verificación de la factura electrónica y de consulta, a los adquirentes respecto de sus propias transacciones, cuando la misma se hubiere entregada en representación gráfica en medio impreso o digital. Parágrafo: La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN conservará el ejemplar de la factura electrónica recibido para fines de verificación y fiscalización y dará cumplimiento a las disposiciones en materia de reserva de la información. La verificación por parte de la DIAN del ejemplar de factura electrónica que el obligado a facturar electrónicamente le entrega, en ningún momento limita o excluye las facultades de fiscalización de la Entidad. ARTÍCULO 8. Contingencia. En casos de fallas o inconvenientes técnicos que impidan la generación y/o entrega de la factura electrónica: 1. De los sistemas del obligado a facturar electrónicamente o sus proveedores tecnológicos, que imposibiliten la generación de la factura electrónica, se admitirá la facturación por talonario. Si la factura electrónica se generó y no es posible su entrega en formato electrónico, se aceptará su entrega en representación gráfica en medio impreso. 2. De los sistemas del adquirente, que imposibiliten su entrega en formato electrónico, procederá su entrega en representación gráfica en medio impreso. 3. De los sistemas de la DIAN, que imposibiliten la entrega del ejemplar a la Entidad, será posible su envío a la DIAN, a más tardar al día siguiente del restablecimiento del servicio. En cualquier caso, cuando se presenten situaciones de fuerza mayor o caso fortuito, la DIAN dictará las medidas que considere pertinentes. ARTÍCULO 9. Habilitación para expedir factura electrónica. Para expedir factura electrónica en el ámbito de este Decreto, los sujetos que sean seleccionados por la DIAN o quienes opten por esta forma de facturación deberán surtir el procedimiento de habilitación que señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN, que tendrá en cuenta como mínimo las siguientes condiciones: 1. El procedimiento respectivo deberá surtirse dentro del año siguiente a la publicación de la resolución de la DIAN, que señale los obligados a facturar electrónicamente o de la decisión comunicada a la Entidad por el obligado a facturar cuando éste decida expedirla voluntariamente. 2. El cumplimiento de los requisitos y pruebas tecnológicas pertinentes establecidas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN. Agotado el procedimiento respectivo, la DIAN comunicará al obligado la fecha a partir de la cual debe comenzar a facturar electrónicamente, la cual no podrá exceder de tres (3) meses a partir del recibo de la correspondiente comunicación. El acto a través del cual la DIAN efectúe dicha comunicación debe ser comunicado dentro del término indicado en el numeral primero de este artículo. Cuando se trate de sujetos que voluntariamente optan por facturar electrónicamente, adelantado el procedimiento respectivo la DIAN mediante resolución decidirá la solicitud. El acto a través del cual la DIAN efectúe dicha comunicación debe ser comunicado dentro del término indicado en el numeral primero de este artículo. Este acto administrativo debe notificarse dentro del término indicado en el numeral primero de este artículo y contra el mismo proceden los recursos conforme al Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Cuando proceda la habilitación, deberá indicarse la fecha a partir de la cual debe comenzar a facturar electrónicamente, según se indica en el inciso anterior. Parágrafo 1. La no adopción y expedición de la factura electrónica por el obligado a facturar electrónicamente en el ámbito de este Decreto, dentro del término establecido, así como el incumplimiento de las condiciones establecidas en el presente Decreto dará lugar a la sanción prevista en el artículo 183 de la Ley 1607 de 2012. Parágrafo 2. La DIAN deberá, a más tardar dentro de los dos años siguientes a la publicación de este Decreto, disponer los servicios informáticos electrónicos con el fin de facilitar el uso de la factura electrónica en las condiciones establecidas, dirigidos a microempresas y pequeñas empresas conforme a las definiciones del artículo 2 de la Ley 905 de 2004 o las que establezca el Gobierno Nacional en desarrollo del artículo 43 de la Ley 1450 de 2011 o las disposiciones que modifiquen o sustituyan estas normas. Parágrafo 3. Cuando los sujetos seleccionados por la DIAN o quienes hayan optado por facturar electrónicamente no cumplan con los requisitos, condiciones y procedimientos establecidos y no sea posible su habilitación dentro del término señalado en el presente artículo, estos sujetos deberán utilizar los servicios que disponga la Entidad conforme con el parágrafo anterior. Lo anterior no obsta para que si estos mismos sujetos, paralelamente agotan satisfactoriamente el respectivo procedimiento a más tardar en quince (15) meses contados de acuerdo con el inciso primero de este artículo, obtengan la correspondiente habilitación. En caso contrario, deberán continuar utilizando los servicios dispuestos por la DIAN, y empezar nuevamente el procedimiento. ARTÍCULO 10. Autorización de Proveedores Tecnológicos. Los servicios en relación con la factura electrónica podrán ser ofrecidos a los obligados a facturar y a los adquirentes, que así lo decidan, por proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN, siguiendo el procedimiento que la misma señale teniendo en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos: Surtir en primer lugar el procedimiento de habilitación previsto en el artículo 9 del presente Decreto. Obtenida la correspondiente habilitación por parte de la DIAN, deberán presentar la respectiva solicitud a la DIAN, acreditando como mínimo los siguientes requisitos: 1. Ser responsables del impuesto sobre las ventas y pertenecer al régimen común. 2. No tener, para la fecha de presentación de la solicitud, sanciones en firme por irregularidades en la contabilidad de acuerdo con los artículos 654 y655 del Estatuto Tributario, o sanción de clausura conforme al literal b) del artículo 657 del mismo estatuto, dentro de los tres años anteriores a la solicitud. 3. No tener obligaciones pendientes con la DIAN. En caso de tener suscritos acuerdos de pago con la Entidad, que los mismos se encuentren al día. 4. Estar acreditados con certificaciones de calidad ISO 9001 en relación con los sistemas de gestión de la calidad y la ISO 27001 sobre sistemas de gestión de la seguridad de la información, vigentes, o por las normas que las modifiquen o sustituyan. 5. Poseer para la fecha de presentación de la solicitud activos totales por valor igual o superior a cien mil (100.000) UVT. 6. Los demás requisitos tecnológicos y logísticos que señale la DIAN. Dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la presentación de la solicitud, establecido el cumplimiento de los requisitos señalados y efectuadas las verificaciones que la DIAN considere pertinentes la Entidad decidirá sobre la solicitud y en caso positivo autorizará al solicitante para prestar al obligado a facturar electrónicamente y/o al adquirente que así lo decidan, los servicios inherentes al proceso de facturación electrónica, tales como expedición (generación / entrega) recibo, aceptación, rechazo y/o conservación junto con los documentos relacionados con la factura electrónica, incluida la entrega del ejemplar de la factura electrónica a la DIAN y/o la entrega de la información que el obligado a facturar deba entregar a la entidad. Contra la resolución que decida la solicitud de autorización proceden los recursos de reposición y apelación en los términos del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. La DIAN podrá cancelar la autorización otorgada cuando establezca el incumplimiento de alguno de los requisitos señalados en el presente artículo. En este evento deberá, previa requerimiento al autorizado, expedir una resolución motivada contra la cual proceden los recursos de reposición y apelación en los términos del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. ARTÍCULO 11. Obligaciones de los proveedores Tecnológicos. Los proveedores tecnológicos que ofrezcan servicios de facturación electrónica deberán como mínimo: 1. Observar lo dispuesto en la legislación colombiana sobre protección de la libre competencia económica, los principios relacionadas con la confidencialidad, calidad del servicio y, en general, con la protección de los derechos de los usuarios de los servicios tecnológicos por ellos prestados. 2. Adoptar medidas, metodologías y procedimientos orientados a evitar que sus servicios puedan ser utilizados, directa o indirectamente para la evasión de los impuestos nacionales de los cuales la factura es soporte o como instrumento para dar apariencia de legalidad a las actividades delictivas y a la falsa facturación. 3. Hacer constar por escrito las condiciones pactadas con el obligado a facturar electrónicamente o el adquirente, incluidas las concernientes en caso de cancelación de la autorización por parte de la DIAN o terminación de actividades, caso en el cual deben ofrecerse las suficientes garantías al obligado a facturar. 4. Prestar al obligado a facturar y/o al adquirente los servicios relacionados con la factura electrónica cumpliendo las disposiciones de este Decreto y las que establezca la DIAN. 5. Constituir garantías por los perjuicios derivados del incumplimiento total o parcial de las obligaciones con los obligados a facturar electrónicamente y/o adquirentes. Establecido por la DIAN el incumplimiento de alguna de estas obligaciones, procederá a cancelar la autorización otorgada. En este evento deberá expedirse, previo requerimiento al autorizado, una resolución motivada contra la cual proceden los recursos de reposición y apelación en los términos del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. ARTÍCULO 12. Catálogo de participantes de factura electrónica. La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN administrará un catálogo electrónico, instrumento que permitirá: incorporar la información necesaria para facilitar la operatividad de la factura electrónica entre los obligados a facturar en el ámbito de este Decreto y los adquirentes, incluidos aquellos del parágrafo 2 del artículo 1º de este Decreto. Este catálogo estará a disposición de los participantes en el proceso de facturación electrónica y deberá mantenerse actualizado por los mismos y por la DIAN en lo que corresponda. Este registro contendrá, como mínimo: 1. La información actualizada idéntica a la del RUT en relación con la identificación de los participantes en los procesos asociados a la factura electrónica. 2. La numeración autorizada al Obligado a facturar electrónicamente. 3. La información técnica necesaria para la entrega de la factura electrónica, los documentos electrónicos asociados, las comunicaciones de recibo, aceptación y rechazo, que incluiría como mínimo una casilla de correo electrónico destinada para la entrega de las facturas en formato electrónico de generación, sin perjuicio de utilizar adicionalmente otros esquemas electrónicos de entrega, previamente acordados entre el Obligado a facturar electrónicamente y el adquirente, sin que ello pueda implicar costos o dependencias tecnológicas para éste último. 4. Así mismo, la DIAN a través del catálogo, administrará la información concerniente a las diferentes situaciones relacionadas con los obligados a facturar, los adquirentes, y los sujetos autorizados por unos y otros para intervenir/u operar en los distintos procedimientos asociados a la factura electrónica, incluyendo los proveedores tecnológicos, si fuera el caso, información que debe mantenerse permanentemente actualizada. La DIAN establecerá los procedimientos y protocolos tecnológicos para su acceso y actualización. ARTÍCULO 13. Factura electrónica entregada en representación gráfica en medio digital. Cuando la factura electrónica se entregue en representación gráfica en medio digital deberá existir un acuerdo entre el obligado a facturar electrónicamente y el adquirente, donde se indique como mínimo la fecha de inicio, la forma de entrega, las operaciones de venta a las que aplica y el procedimiento de recibo, aceptación, rechazo y conservación, si fuere el caso. Igualmente deberá preverse el procedimiento de contingencia cuando no sea posible la entrega en la forma autorizada. El obligado a facturar electrónicamente y el adquirente que autoriza la forma de entrega aquí referida deberán conservar copia de este acuerdo. Estos acuerdos podrán ser requeridos por la DIAN. Parágrafo: La entrega personal o a través de correo físico de la factura electrónica en representación gráfica en medio impreso, no requiere acuerdo alguno. ARTÍCULO 14. Información a entregar a la DIAN. Sin perjuicio de la entrega del ejemplar de la factura electrónica en formato electrónico de generación que el obligado a facturar debe entregar a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN, éste deberá entregar a través de los servicios informáticos electrónicos dispuestos por la Entidad, en los términos, formatos y, en general, en las condiciones y de acuerdo con los procedimientos que disponga la DIAN, como mínimo la siguiente información: 1. Registro Auxiliar de Ventas y Compras e IVA por pagar e impuesto al consumo, cuando sea el caso. 2. La información de las facturas que se expidan por contingencia. 3. Establecimientos de comercio y/o sucursales donde por condiciones de conectividad, según se indica en el artículo 1 de este decreto, el obligado no utilice factura electrónica. 4. Información de las facturas diferentes a la electrónica o de documentos equivalentes relacionadas con el numeral anterior. La DIAN podrá relevar la entrega total o parcial de información por parte de obligados a facturar y/o adquirentes, que se derive de otras disposiciones de carácter tributario en donde sea requerida la información de la factura. ARTÍCULO 15. Documentos equivalentes electrónicos. Cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN lo determine, los documentos equivalentes vigentes o los que establezca el Gobierno Nacional podrán ser expedidos en forma electrónica dentro de los supuestos técnicos señalados en el presente Decreto, sin perjuicio de las adecuaciones que se requieran. La DIAN podrá adecuar en estos casos, entre otras, las condiciones del formato electrónico de generación, así como de entrega, conservación, información a entregar, atendiendo a las distintas modalidades de negocio. Mientras se dan estas condiciones, podrán utilizarse los documentos equivalentes vigentes en las condiciones actuales, incluso por el Obligado a facturar electrónicamente que expida factura electrónica en el ámbito de este Decreto, si su modelo de negocio lo requiere. ARTÍCULO 16. Factura electrónica como soporte fiscal. La factura electrónica que cumpla las condiciones señaladas en el presente Decreto, servirá como soporte fiscal de los ingresos, costos y/o deducciones, en el impuesto sobre la renta así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas. ARTÍCULO 17. La factura electrónica de comercio exterior. Los sujetos obligados a expedir factura electrónica en el ámbito del presente Decreto, también deberán soportar con factura electrónica la venta de bienes y/o servicios desde cualquier zona geográfica del territorio aduanero nacional hacia mercados externos. Lo anterior, en concordancia con las disposiciones en materia de aduanas nacionales o supranacionales, de comercio electrónico y, sin perjuicio de lo dispuesto en tratados internacionales. Parágrafo: Lo dispuesto en el presente Decreto aplica igualmente para las operaciones de venta de bienes y/o servicios desde las zonas francas hacia el resto del territorio aduanero nacional y desde éste hacia las zonas francas que correspondan a operaciones de comercio exterior. ARTÍCULO 18. Otras disposiciones. La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN mediante resolución, deberá: 1. Establecer dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la publicación de este Decreto, el formato electrónico de generación XML estándar de la factura electrónica, los formatos XML correspondientes a las notas crédito, formatos de recibo, aceptación y rechazo de la factura electrónica. 2. Establecer dentro del mismo término, los procedimientos que deben agotar los sujetos del ámbito de este Decreto para ser habilitados para expedir factura electrónica; así como los procedimientos que deben surtir los proveedores tecnológicos con el fin de obtener la autorización para prestar los servicios asociados a la facturación electrónica, cuando sea el caso. 3. Reglamentar dentro de los tres (3) meses siguientes a la expedición del presente Decreto el esquema de numeración que aplicará a la factura electrónica y los procedimientos correspondientes, incluido lo pertinente para la inhabilitación de la numeración asociada a la factura electrónica y la factura por computador que se hubieren autorizado conforme con el Decreto 1929 de 2007 y el artículo 13 del Decreto 1165 de 1996 y sus reglamentos, cuando fuere el caso. 4. A más tardar vencidos los seis (6) meses siguientes a la publicación del presente Decreto, la DIAN estructurará la forma en la cual seleccionará los sujetos que deben facturar en forma electrónica en el ámbito de este Decreto y la incorporación de aquellos que voluntariamente opten por esta forma de facturación y establecerá el plan de ejecución correspondiente. 5. Poner a más tardar dentro de los seis (6) meses siguientes a la expedición de este Decreto, a disposición de los obligados a facturar y adquirentes los servicios informáticos y tecnológicos correspondientes al Catálogo de participantes y los necesarios para el recibo y verificación de las condiciones de la factura electrónica por parte de la DIAN. 6. Poner dentro los diez (10) meses siguientes a la publicación de este Decreto, a disposición de los obligados facturar en el ámbito de este Decreto, un ambiente de pruebas que les permita, efectuar las pruebas conducentes a obtener la habilitación respectiva. Parágrafo: Cuando la DIAN efectúe modificaciones sobre el formato electrónico de generación de la factura electrónica, nota crédito así como sobre los formatos para efectos de recibo, aceptación o rechazo, conservación de la misma y/o de los servicios informáticos dispuestos y/o procedimientos establecidos, deberá ponerlas en conocimiento con una antelación mínima de tres (3) meses a su entrada en vigencia con el fin de permitir las adecuaciones pertinentes por parte de los agentes. ARTÍCULO 19. Transición. 1. Una vez los obligados a expedir factura electrónica en el ámbito de este Decreto sean habilitados por la DIAN para este efecto y deban comenzar a expedirla bajo las condiciones establecidas, deberán cesar la expedición de la factura electrónica prevista en el Decreto 1929 de 2007 y/o la factura por computador prevista en el artículo 13 del Decreto 1165 de 1996 y sus reglamentos, si fuere el caso. La numeración autorizada en estos eventos será inhabilitada, debiendo seguir para el efecto el procedimiento que señale la DIAN. 2. Quienes con anterioridad a la publicación de este Decreto expidan factura electrónica y/o por computador de acuerdo con el Decreto 1929 de 2007 y/o el artículo 13 del Decreto 1165 de 1996 y sus reglamentos, podrán continuar facturando en tales condiciones. En caso de ser elegidos por la DIAN u optar voluntariamente por facturar electrónicamente de conformidad con el presente Decreto, seguirán la disposición del inciso anterior. 3. Quienes para la fecha de publicación del presente Decreto adelanten procedimientos para comenzar a facturar electrónicamente en las condiciones del Decreto 1929 de 2007 y sus reglamentos, podrán culminarlos, y podrán facturar bajo esas disposiciones. Estos sujetos, una vez sean elegidos por la DIAN para facturar electrónicamente de conformidad con el presente Decreto u opten voluntariamente por expedir factura electrónica de acuerdo con el mismo, darán aplicación a lo señalado en el numeral primero de este artículo. Una vez publicado el presente Decreto no se podrán iniciar trámites para comenzar a expedir factura electrónica conforme con el Decreto 1929 de 2007 y sus reglamentos. 4. Quienes para la fecha de publicación del presente Decreto y hasta cuando la DIAN de cumplimiento a las disposiciones del artículo 18 del mismo decreto, adelanten procedimientos para comenzar a facturar por computador conforme con el artículo 13 del Decreto 1165 de 1996 y sus reglamentos, podrán culminarlos, y podrán facturar bajo esas disposiciones. Estos sujetos, una vez sean elegidos por la DIAN para facturar electrónicamente de conformidad con el presente Decreto u opten voluntariamente por expedir factura electrónica de acuerdo con el mismo, darán aplicación a lo señalado en el numeral primero de este artículo. Una vez la DIAN de cumplimiento a las disposiciones del artículo 18 de este Decreto no habrá lugar a adelantar procedimientos para comenzar a facturar por computador de conformidad con el artículo 13 del Decreto 1165 de 1996 y sus reglamentos. ARTÍCULO 20. Vigencia. El presente Decreto rige a partir de la fecha de publicación y deroga las normas que le sean contrarias. Lo anterior, sin perjuicio de las disposiciones transitorias del artículo 19 de este Decreto. Publíquese y cúmplase. Dado en Bogotá D. C. a los EL MINISTRO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO,MAURICIO CÁRDENAS SANTAMARÍA
