Transición del modelo 2242 al modelo con validación previa

mayo 20, 2019

Preguntas frecuentes sobre Facturación Electrónica EBIll – Transición del modelo 2242 al modelo con validación previa

1. ¿Cómo se deben colocar los códigos que se mencionan en los diferentes catálogos?

• Se Deben usar los códigos definidos en la integración. Ver Catálogos.

2. ¿Cuáles son las versiones de Factura Electrónica en Colombia y sus diferentes nombres?

Nombre Común	Decreto	Año	Resolución	Versión XML
1929	1929	2007	14465	N/A
2242	2242	2015	019-2016	UBL 2.0
Validación Previa	Ley de Financiamiento	2018	000001	UBL 2.1

3. ¿Qué es para la DIAN una nota crédito / débito contable y porque no debe enviarse en la integración?

• Son las notas que no afectan facturas y solo interesan para el registro contable de la compañía.

La DIAN sólo exige las notas relacionadas a otro documento electrónico.
Cada empresa debe revisar la pertinencia de envío con los expertos en el área.

DIAN Para la versión del Decreto 2242 de 2015 artículo 3 páragrafo 3 «Cuando la factura electrónica haya sido generada y tengan lugar devoluciones, anulaciones, rescisiones o resoluciones deberá emitirse la correspondiente nota crédito, dejando clara la justificación de la misma. En caso de anulaciones, los números de las facturas anuladas no podrán ser utilizados nuevamente. Estas notas deben ser entregadas al adquirente y a la DIAN, en la forma prevista en el parágrafo 2 de este artículo». Para la versión de Validación Previa se prevee que se debe generar la nota si únicamente está asociada a una Factura Electrónica validada por la DIAN.

4. ¿Quién será encargado de crear el Attached Document ?

• 1. Entre el emisor y adquiriente para entregar XML + AppResponse DIAN (Siempre) – eBill – Emisión.

Entre adquiriente y la DIAN para notificar la recepción de la factura electrónica de ser necesario. (Solo crédito y devoluciones automáticas) – eBill Recepción Avanzada.

Entre el emisor y la DIAN para notificar la recepción por parte del adquiriente cuando pasen +3 días y así lo requiera. (crédito) – eBill Emisión

Entre el adquiriente y la DIAN para notificar la aceptación o rechazo de la factura. (crédito) – eBill Recepción Avanzada

5. ¿Ampliación de plazos para entrar en productivo con el modelo de Validación Previa?

• Esto solo dependerá de la DIAN

6. ¿Si se van a aplicar varios tipos de descuento en la misma factura se deben reportar todos?

• Ejm: Pague 1 lleve 2, Descuento por % etc. – Si, todos deben reportarse por línea de factura o en la cabecera si aplica. ( Ver pregunta #40 )

7. ¿El certificado de firma electrónica se crea a nombre de un cargo de responsabilidad o debe ser creado a nombre de la persona jurídica?

• El certificado es a nombre de empresa, asociado a un cargo de responsabilidad.

8. ¿Un certificado se puede usar para varias empresas o debo usar uno para cada empresa?

• No es viable. Existe una regla asociada a esto: Ver Reglas. ID emisor vs ID Certificado.

9. ¿Cómo son las fechas y etapas del modelo de facturación con validación previa?

• 1.Piloto DIAN. – Fin: 30/04/2019 2.Piloto eBill. – Fin: 03/07/2019 Ver plan general 3.Pruebas por Emisor. – Dependerá de cada empresa. 4.Emisión documentos electrónicos en productivo. – Dependerá de la obligatoriedad – Ver plazos.

10. ¿El régimen fiscal generará rechazos si no se identifican para los adquirientes?

• Si. Existe reglas asociadas a esta información. HE06, HD06. Ver Reglas.

11. ¿Una empresa puede tener 2 certificados para firmar facturas con proveedores de facturación electrónica diferentes?

• Si. Se pueden solicitar tantos certificados como personas con cargos de responsabilidad existan.

**12. ¿La columna Campo Referencia para Integración, es el campo que se debe tomar del catálogo para enviar en el archivo texto (Request)?**

• Si, esta columna tiene la información del campo del WS ( Web Service ) y del campo Ref ( En el catálogo de Referencia ).

13. ¿El catálogo Eventos de Documento DIAN, dice que no aplica, significa que no lo debemos tener en cuenta?

• Los eventos son de uso interno de la plataforma. Adicionalmente la DIAN aún no reglamenta la forma como operará este concepto.

14. ¿Catálogo Régimen Fiscal, esto aplica para los clientes y el emisor?

• Si, aplica para ambos; en el request régimen fiscal del cliente y en EBill se configura el régimen fiscal de la empresa o emisor.

15. ¿Catálogo Responsabilidades Fiscales, aplica para clientes y emisor?

• Si, aplica para ambos; en el request responsabilidades fiscales del cliente y en eBill se configura las responsabilidades fiscales de la empresa o emisor.

16. ¿Catálogo tributos, se debe informar a nivel de cabecera agrupado por tributo y tarifa, también a nivel de detalle agrupado por tributo y tarifa, podrías darme un ejemplo no lo tengo claro, adicional es obligatorio reportar tributos a nivel cabecera y detalle?

• Es necesario reportar los tributos (impuestos) a nivel de cabecera y detalle. • De hacerse agrupado por tipo de tributo y sub agrupado por tarifa. Ejemplos

17. ¿Catálogo Valores: tarifa por impuesto DIAN idem anterior podríamos ver un ejemplo?

• Ejemplos .

**18. Catálogo Municipios: aparecen 2 columnas: IdMUN DANE, Id DEP DANE. ¿ Cómo se debe reportar en el archivo plano (Request)? ¿El catálogo departamentos está implícito en el de municipios?**

• Existen 2 posibilidades: 1. Enviar solo el código DANE de la ciudad el cual tiene el departamento implícito. 2. Enviar los dos para que el sistema detecte inconsistencias.

19. No encuentro el catálogo: Ciudades del extranjero

• No se han emitido catálogos para ciudades del extranjero por parte de la DIAN.

20. ¿Catálogo Tipo dato DIAN, no se debe tener en cuenta?

• Los tipos de dato DIAN son de uso interno de la plataforma.

21. ¿Cómo se reportan los anticipos en la factura? ¿Se deben incluir en el documento electrónico?

• Este dato es opcional. Si deciden reportarlo deben saber que:

En el XML se reporta Totalizado en PrePaidAmount y en agrupado en el nodo PrePaidPayment el cual debe tener mínimo:
- Valor del pago del anticipo No puede ser superior al valor total de la factura
- Fecha en la cual el pago del anticipo fue realizado Sin validación
- Hora en la cual el pago del anticipo fue realizado Sin validación
- Instrucciones relativas al pago del anticipo Sin validación
Debe tener en cuenta la regla asociada FAU12, CAU12, CAU14.

22. Para el catálogo de lenguajes la DIAN hace referencia a dos normas ISO 639-1 ISO 639-2. ¿Cuál se debe usar? ¿Es indiferente?

• En el anexo técnico de la DIAN utiliza solo ISO 639-1, sin embargo no requiere su uso en la integración ya que utilizaremos un valor por defecto para todos los documentos «es».

23. ¿Se deben reportar todos los medios de pago? ¿Cómo reportar varios medios de pago en un documento electrónico? ¿Un medio de pago que no esté en el catálogo como se reporta?

• Es obligatorio al menos un medio de pago, actualmente no existen reglas asociadas a la totalidad de medios de pago usados, para su implementación utilizar la información en Catálogos , todos los códigos utilizados deben estar según la DIAN.

24. ¿Casos AIU para empresas de vigilancia como se debe reportar?

• La DIAN establece la manera como debe hacerse para todos los casos AIU ver. No existen excepciones. Si el caso no se puede adaptar a la manera como se propone reportar la información se debe escalar a la DIAN para su revisión.

25. ¿El código postal es obligatorio por cliente? ¿Si no lo tengo que puedo hacer? ¿Qué consecuencias puede tener si uso uno genérico o un nivel diferente; tal como el código postal de ciudad?

• Si es obligatorio según anexo técnico, se puede colocar un valor único para todos los clientes, esto permitirá que pase la validación de la DIAN. Según la DIAN esto es importante para determinar la viabilidad de algunos procesos como devolución de IVA, etc.

26. ¿Debemos tipificar a cada uno de nuestros clientes en dichos catálogos: 5. Regimen fiscal 6. Responsab Fiscales DIAN 8. Código de impuestos DIAN, 9. Valores tarifa por impuesto 12. Medios de pago?

• Si es necesario recopilar esta información o decidir si se utilizarán valores por defecto.

27. ¿Según la resolución No. 30, nosotros quedamos obligados a iniciar con éste modelo en noviembre 2 de 2019? à Título III, Capítulo I, Artículo 3, Parágrafo 3. Para contar con ese plazo adicional que se menciona en la norma, se debe enviar alguna solicitud a la DIAN?

• No, la resolución es el aval.

28. Entendemos que existen validaciones obligatorias que serán bloqueantes en la generación de la factura y otras que no serán bloqueantes. Para el caso de las NO bloqueantes, ¿la DIAN envía una alerta y los facturadores debemos corregir en facturación posterior?

• Si, el ajuste será para las facturas futuras.

29. ¿Para facturas de exportación es obligatorio el código arancelario en XML y Representación Gráfica?

• En el nodo <cac:StandardItemIdentification> se debe reportar:

<cbc:ID schemeID= Subpartida arancelaria de 10 dígitos. Obligatoria
<cbc:ID schemeName= «Partidas Arancelarias» Opcional
</cbc:ID> 020 Opcional

No está obligado por la normatividad asociada a factura electrónica, sin embargo puede estar obligada por normatividad asociada a exportación.

30. Los códigos de productos de bienes y servicios vendidos, es opcional para el inicio de Facturación Fase 2. Creo que es conveniente parametrizar de una vez la información. ¿Cómo debemos enviar el dato a Ebill?

• El sistema estará adecuado a cualquier elección realizada por la empresa facturadora, incluyendo catálogo de productos colombia compra eficiente, números globales de identificación de productos. Ver clasificación de productos en Ver formas de clasificar productos

31. ¿La DIAN sigue obligando al facturador a enviar la categoría fiscal (Simple u Ordinario) de los clientes? ¿Qué pasa si el cliente actualiza y no anuncia al facturador?

• Entendemos que el cliente tendrá dificultades para utilizar la factura en los diferentes procesos de la DIAN.

32. ¿Los datos que hoy no tenemos en el XML y se deben enviar, se deben ubicar en cualquier campo?

• Revisar los mapeos.

33. ¿La dirección de los clientes debe respetar el estándar mencionado por la DIAN.? ¿Qué pasa si no respeta esa taxonomía?

•Hay dos esquemas. 1. Esquema de la DIAN 2. Propio. Si se elige el esquema de la DIAN deben respetar todo lo solicitado.

34. Los códigos en los catálogos, se identifican con números y descripción. ¿Qué se debe enviar en el XML?

• Deben usar los códigos definidos en la integración. Ver Catálogos.

35. Respecto al catálogo de «Responsabilidad Fiscal». ¿Se deben indicar y enviar en el XML todos los códigos asociados a la responsabilidades que tenemos habilitados en el RUT? ¿Son responsabilidades solo del Facturador?

• Si, aplica para ambos; responsabilidades fiscales del cliente y en eBill se configura las responsabilidades fiscales de la empresa o emisor.

36. Respecto al catálogo «Códigos de tipo de documento DIAN», ¿se debe tomar como texto en la representación gráfica además del envío del código. Ej; 1,01,Factura de Venta Nacional, 2,02,Factura de Exportación, 4,91,Nota Crédito?

• No, la resolución relacionada no establece que el código deba estar en la representación gráfica.

37. De acuerdo al catálogo Precios de Referencia: donde se coloca el valor comercial y de inventario de las muestras sin valor comercial, nosotros en la compañía manejamos el retiro de inventario para consumo propio, ¿este concepto estaría contemplado en alguna parte de la nueva resolución de la Dian?

• El catálogo de precios de referencia solo se utiliza para tipificar el tipo de precio de referencia a usar. En el XML solo se utiliza el precio de referencia en el caso en el que el producto es gratis.

38. ¿Cómo podemos identificar si en las facturas existe algún error en el NIt, ya que un canal de ventas es de forma telefónica y la verificación de datos es por este mismo medio?

• Estas validaciones deben realizarse antes de enviar a eBill. eBill no realiza ningún tipo de verificación asociada a este problema de datos.

39. En la actividad que indica: «catalogar Tipo de precio de referencia (Muestra Sin Valor Comercial MSVC). Tenemos dos escenarios:

1. En la actualidad las facturas de muestras sin valor comercial se reportan con un precio mínimo de venta.

¿ Si se reporta el valor de venta, no tendríamos ninguna problema o novedad con DIAN ? o se debe reportar en cero «0»?

2. Otro escenario se da para facturas de venta con valor cero que son consideradas como bonificaciones. Lo cual internamente afecta nuestro costo de ventas. Tenemos otra modalidad de factura de obsequios que afecta nuestro gasto de ventas. Pero en las facturas físicas y/o modelo gráfico y XML el valor para estos dos escenarios expuestos es valor cero.

¿Qué precio y/o valor se debería reportar en cada uno de estos transacciones. Precio de venta o Costo?. Además, cómo y de qué forma impactaría en el modelo gráfico de la factura?

• En efecto para obsequios o sin valor comercial debe:

Reportar por línea de la factura en el campo CON_recurrente = True.
El sistema colocará automáticamente «0» en el XML cac:InvoiceLine<cbc:LineExtensionAmount
Deberá reportar el precio de referencia en CON_dato_decimal3
Deberá reportar el tipo de precio de referencia en CON_dato_texto5 según la tabla. Ver Catálogos. Puede usar cualquiera de las 3 opciones disponibles, incluye «Otros» si el tipo de precio de referencia que utilizará no está en la lista.

En cuanto a la representación en el detalle de factura se ve el precio facturado o se a»0″, el precio de referencia actualmente no se muestra en el modelo gráfico genérico.

40. En la actividad que indica: «Enviar por CABECERA y por DETALLE los cargos y los descuentos (catalogados)». Queremos indagar si se está haciendo referencia a los descuentos asociados: a cada factura o descuentos comerciales o descuentos financieros.

• Anexo Técnico 19/05/2019:

Descuentos o cargos a nivel de factura, es decir descuentos o cargos que no afectan las bases gravables. Los descuentos o cargos que afectan bases gravables se informan a nivel de ítem.

DIAN:

Esas operaciones deben registrarse en forma explícita.
Si el descuento se aplica a toda la factura, el fragmento «allowancecharge» irá en la sección de cabecera del XML.
Si el descuento se aplica a alguno de los ítems el elemento «allowancecharge» se incluirá en dicho ítem.
Los valores incluidos en el elemento «allowancecharge» afectarán el valor total del ítem.
Los valores «allowancecharge» del nivel de cabecera afectarán a toda la factura, por lo tanto las sumatorias algebraicas incluidas en … harán las operaciones de crédito o de débito (de resta o suma) pertinentes para obtener el gran total de la factura.
No son excluyentes los dos tipos de «allowancecharge» anteriormentes descritos, pueden ser incluidos ambos dentro de una misma factura.

*Actualización del 19/05/2019 por la DIAN

41. En la actividad que indica: » El precio no debe tener cargos ni descuentos ni impuestos». Queremos saber si allí se está haciendo referencia al precio bruto de venta (Bruto = antes de cualquier impuesto) del producto por cada ITEM.

• Si, corresponde al precio bruto antes de cualquier impuesto, cargo o descuento.

42. En la actividad que indica: «Incluir la unidad de medida de producto en la que se reportan los valores». En esta Presentamos la siguiente inquietud dado que nuestra unidad de medida hace referencia a Piezas, sin embargo nuestras presentaciones y/o descripciones de productos se basan en las presentaciones comerciales de cada uno de ellos. Por ejemplo: Cajas, Frascos entre otros y son reportadas en la actualidad hacia E.bill en el campo que hace referencia a descripción del producto. ¿De qué forma deberíamos reportar ahora las unidades? esto dado que ni en los catálogos ni en el anexo técnico se hace referencia a Piezas..

• Debe buscar la unidad relacionada en catálogo más apropiada, algunos ejemplos que puden ser de utilidad:

libra por pieza de producto – 3G
kilogramo por pieza de producto – 3I
docena pieza – DPC
mil piezas -T3
Unidad – 94

43. Los descuentos condicionados otorgados por nosotros como facturadores, ¿se deben incluir en este modelo de facturación previa? Ejemplo. Descuento condicionado por volumen en ventas y/o compras de nuestros clientes. Tenemos la inquietud porque siempre hemos mencionado que NO, pero en el catálogo de descuentos existe el código «11,10, Descuento por volumen»

• Todo descuento que afecte la base debe ser reportado.

44. Existen empresas en el país que realizan ventas en campo. Hoy en día estas empresas cuentan con plan de datos, otras no y en algunas zonas geográficas del país no se cuenta con cobertura de internet. ¿Cómo sería el modelo de validación previa para este tipo de operaciones que no necesariamente van a tener conectividad a internet en el momento en que entregan la factura a su cliente?

• DIAN: El no tener acceso a internet podría ser una causal de inconveniente técnico y podría facturar por talonario / papel*, una vez tenga conexión a internet, deberá transcribir las factura a XML y enviarla para validación a la DIAN. *En la resolución 030 dela DIAN, se establece que la generación en papel puede ser realizada por medio de herramientas informáticas o programas de computación.

45. ¿Se puede hacer una nota crédito o débito en V2 correspondiente a una factura de Versión 1?

• DIAN: No es posible. Si la nota crédito o débito afecta a una factura de la versión 2242 debe hacerse bajo la misma versión de facturación, de igual forma para las notas que se deban generar para las facturas emitidas en las demás modalidades de Facturación.

46. ¿Los impuestos que se generan por pagos a terceros, deben ser asumidos por el tercero o por quién emite la factura electrónica?

• DIAN: El sujeto que presta el bien o servicio, es quien debe facturar y cobrar los impuestos correspondientes en el momento de la operación. El recaudo, de esa factura a plazo realizada por un tercero no da lugar a impuestos adicionales, es solamente un recaudo para un tercero. Para el caso de Fiduciarias o de contratos de mandante / mandatario, dentro del Anexo Técnico y las ejemplificaciones de los XML de las Facturas Electrónicas esta el formato en que se deben desarrollar las Facturas Electrónicas de este tipo, por la tanto al ser transmitidas y emitidas, se entenderá cual es el modelo de negocio y que el ingreso es para un tercero.

47. ¿Quién hace el trámite de registro ante la DIAN? ¿Si lo hacemos empezaría a contar alguna fecha para el inicio de operaciones? ¿Cómo se ingresa a la plataforma de la DIAN?

•El registro debe realizarlo el obligado a facturar. La resolución establece unas fechas máximas para iniciar operaciones y unas fechas desde las que pude iniciar su registro dependiendo de la obligatoriedad. Para ingresar a la plataforma de la DIAN debe:

Ir a DIAN
Ubicar la Sección Empresa y poner Tipo de identificación, Identificación RL, Identificación Empresa.
Usar el enlace que se enviará al correo del representante legal al hacer el login.
Enlace caduca a la siguiente hora después de su generación.
Si desea ingresar nuevamente debe realizar la operación descrita anteriormente para que el sistema entregue un nuevo link.

Funcionalidades de la Plataforma DIAN

Registro de la empresa para facturar electrónicamente
Configuración de modos de facturación
Visualización de los documentos cargados en etapa de Habilitación
Visualización de los documentos cargados en etapa de Producción

No duden en revisar las preguntas frecuentes sobre facturación electrónica anteriormente publicadas visitando los siguientes enlaces:

Preguntas Frecuentes sobre Facturación Electrónica

Preguntas Frecuentes sobre Facturación Electrónica II

Preguntas frecuentes sobre Facturación Electrónica III – EBill